[Opinión] ¿Muchas reuniones? ¿Pocas reuniones? ¿Realmente sirven?

Disclaimer: Todo lo escrito en este post es puramente opinión mía, por lo que está totalmente sujeto a debate, que estaré encantada de seguir y comentar 🙂
Hoy me gustaría opinar y abrir debate sobre lo que creo que es uno de los temas más odiados en informática (y me da la sensación de que en otras profesiones también): las reuniones.
Parece que el término reunión ha tomado una fama aterradora, y es sinónimo de algo improductivo, de pérdida de tiempo y aburrido.
Muy a menudo me encuentro gente que se queja de que ha estado todo el día metido en reuniones larguísimas, agotadoras y que no le han dejado tiempo para trabajar (el gran clásico de las empresas software. No hay curso, empresa, congreso, meetup al que vaya y que no salga alguien identificado con esta frase).
Incluso esta gente, después de haber tenido 23456432 reuniones en las que se han acordado cosas parece que no se ha enterado de nada de lo que se ha hablado en ellas.
Pero también está la visión contraria y extrema, por ejemplo, llevar la técnica time boxing al máximo nivel. Gente que establece que una reunión debe durar pongamos 20 min y como al minuto 20 no estés saliendo de la sala, empieza a decir que la reunión es improductiva, una pérdida de tiempo, etc.
Sinceramente todo esto me pone de los nervios. Tal vez, porque tengo una visión más “ágil” de las reuniones, más útil, o las entiendo con un significado distinto al que parece prevalecer en muchas organizaciones.
Para mí las reuniones son imprescindibles, y muchísimo más si cabe en actividades creativas e intelectuales como es el caso del desarrollo software. Pero si me permites, ya que el término reunión causa tanto pavor, me gustaría cambiar ese nombre por:
– Mejorar las relaciones entre las personas.
– Alinearse y motivarse en torno a un mismo objetivo.
– Llegar a sacar ideas o próximos pasos a realizar, ricas y valiosas, obtenidas entre grupos de personas, que a una única mente no se le hubieran ocurrido.
– Aprovechar la diversidad del grupo, las experiencias y los puntos de vista de cada uno para resolver problemas o impedimentos entre todos.
Por poner algunos ejemplos de lo que para mí una reunión puede llegar a significar.
Y pienso que esto, si y solo si se logra, también es trabajar. Por ejemplo, reunirme con mis compañeros de equipo para que cada uno haga una demo de lo que ha terminado en ese sprint, que todos entendamos y sepamos cómo funciona lo que el equipo en conjunto ha conseguido hacer, es un gran trabajo.
Es un gran trabajo y útil, porque evitaremos que el que haya programado una funcionalidad sea el héroe apagafuegos si surge un problema en esa parte del software. En su lugar, todo el equipo tendrá ese conocimiento, estará más unido y aprenderá cosas nuevas, lo que a nivel profesional también motiva bastante.
También, llegar a acordar entre los representantes de los equipos unos estándares de codificación a seguir, y salir de la reunión todos motivados y convencidos de que eso que se ha acordado hay que trasladarlo y promoverlo a los equipos porque va a ayudar a mejorar nuestro día a día, no tiene precio. Y podría continuar con más ejemplos.

¿Cómo conseguir buenos resultados de una reunión?

Llegar a conseguir esto en una reunión es mucho trabajo y puede llegar a ser agotador, porque te das de cara con las realidades de cada uno de los equipos y personas implicadas.
Por eso, en mi opinión, es muy importante preparar las reuniones antes. Por ejemplo, me niego a ir a una reunión si previamente no se ha acordado el objetivo y motivo de la reunión, y hablado con todos los integrantes para ver si esa reunión va a ser necesaria o no.
Pero por favor, no me pongas una reunión de 1 hora, que con unos cuantos mails o charlando tomando un café delante de la máquina de bebidas se hubiera solucionado.
Y no está de más recordar objetivo o incluso la agenda, al principio de la reunión y al terminarla enviar un resumen por correo de la misma (puede valer una foto a las notas que se hayan tomado en la pizarra o en algún cuaderno).
También creo que es importante que todo el mundo tenga respeto por esa reunión. Para mí eso significa no estar atendiendo el móvil (si es una llamada urgente vale, pero mirar el whatsapp cada 2 min no es urgente), ni respondiendo mails en el ordenador, ni comiendo.
Está demostrado que la multitarea es improductivo. Así no nos enteramos de nada, ni podemos sacarle el máximo partido la comunicación con el resto del equipo de la reunión.
Otra cosa necesaria para mí es la puntualidad. Pienso que puntualidad también es respeto, y un síntoma de si la reunión va a ser efectiva o no. Por ejemplo, el acordar una reunión para un día concreto, y cancelarla, pasarla a la semana que viene porque han surgido cosas muy importantes esa semana, volver a cancelarla, etc. es señal de que lo que salga en esa reunión no va a llevarse a cabo, porque no se le da ninguna prioridad ni importancia (por eso se ha aplazado tanto).

¿Y qué pasa con la técnica del time boxing en las reuniones?

La técnica del time boxing (La técnica del “Time Boxing” en gestión de proyectos) es muy útil para obtener objetivos en cierto tiempo y no desviarnos del tema, pero en el caso de reunirme con gente, la promuevo, pero no soy muy estricta con ella.
Todo depende también del tipo de reunión que llevemos a cabo. Si estamos en el punto más alto de la reunión, más creativo, en el que la gente está más motivada y estamos sacando muchísimas ideas, me sienta muy mal terminar la reunión. Pero por otra parte, si la gente está cansada y no llegamos a nada (aunque no se haya cumplido el tiempo establecido para la reunión) optaría por anularla y seguir más tarde con ella u otro día.

¿Es bueno aplicar alguna dinámica o técnica de comunicación en las reuniones?

Por último, me encanta huir del típico formato de reunión tradicional, en la que uno habla y los demás escuchan. No lo veo nada útil. En su lugar, estoy más a favor de colaborar todos delante de un mismo ordenador (por ejemplo, la técnica de Mob Programming fomenta esto, en 233 Grados de TI nos va genial con ella, aquí te dejo nuestras experiencias con esta práctica), fomentar el debate delante de tableros de trabajo (como es el caso de las reuniones diarias de Scrum), y utilizar técnicas como mapas de ideas, esquemas, postit etc., en las reuniones para conseguir el objetivo concreto.
En definitiva, realizar actividades que fomenten la colaboración y participación de todos para conseguir el objetivo definido, y que sean entretenidas. No es raro que en mi entorno, en las empresas a las que voy, en una reunión nos veas haciendo esquemas, pintando dibujos en la pizarra, o haciendo dinámicas de grupo (¡hasta con Lego, en el caso de las retrospectivas!)
Últimamente estoy aprendiendo bastantes cosas sobre pensamiento visual, técnicas de mapas mentales, brainstorming, dinámicas de grupo, etc, para aplicarlo a las reuniones y comunicaciones del día a día.
Ni te imaginas lo útiles y productivas que pueden llegar a ser este tipo de reuniones bien enfocadas.
¿Y tú que opinas?