Previene la Documentitis, elimina las herramientas de "Gestión Documental"

¿Por qué en algunos sitos gusta tanto la documentación? Bueno, o dedicarse a documentar. No me refiero a documentar de manera racional, como ayuda, de manera “destilada”, me refiero a aquellos lugares en los que la documentación es algo que guía el día a día, el karma de algunos, una actividad a la que se dedica más recursos que a la mejora real de cómo se hace la tecnología.
Estándares, normas, procedimientos, registros, planes de viabilidad, plantillas, guías, manuales, pdfs y pdfs, excels que hacen de índice para gestionar cómo llegar a esos centenares de pdfs, gestores documentales rebosantes de ficheros que a su vez rebosan de páginas, wikis, flujogramas con cajas sobre cómo ir de un documento a otro, y por si fuera poco… ¡herramientas que automatizan la creación y expulsión de documentos! Herramientas con campos que van rellenándose y escupen pdfs que cumplen con la norma tal y la cual.
Realmente, son impresionantes los costes de crear y mantener tal monstruo: personas dedicadas exclusivamente a mantener y actualizar pdfs, reuniones eternas en las que se discute si el epígrafe 3.9 debería ser el 3.20.54 o el 8.2/a, discusiones perpetuas para escribir actas cuyo objetivo no es la utilidad de esos documentos sino cubrirse las espaldas con ellos y con esas actas.
Pensarás que estoy en contra de los documentos, no, nada de eso, yo si estoy en contra de algo es de perder el tiempo haciendo cosas que no valen para nada, en el sentido de que no hacen a las organizaciones ni más rápidas, ni más productivas ni más competitivas ni más innovadoras. Si me dices que tus documentos te hacen ser mejor en los anteriores… ¡adelante con ellos! Entonces estás en el nivel adecuado de documentación.
Pero la realidad de muchos sitos es que la Documentitits crea un universo paralelo en el cual el objetivo no es trabajar mejor y más rápido… sino justificar que se trabaja… trabajando en justificaciones. Papeles no para hacer las cosas mejor… sino para que cuando algo salga mal tener cubiertas las espaldas con documentos. Que se los cuenten a las grandes consultoras, a las que, además, puedes comprarles toneladas de bonitos documentos (a precio / hoja de de caviar ruso, eso sí).
Si me dices que los documentos SI son útiles, en el sentido de que reflejan la realidad de lo que pasa allí donde están aquellos que están creando, manteniendo, desarrollando tu tecnología, que la gente adoran esos documentos y dicen que “-¡Son súper útiles en mi día a día, sin ellos no podría trabajar”, que no son un mundo de fantasía aparte, en el que cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia… continua documentando de la misma manera.
Mientras, yo, como prevención frente a la Documentitis, me andaría con mucho ojo antes de dejar crecer un gestor documental en mi organización, una de esas herramientas que crean además el clima idóneo para que el virus de la Documentitis se expanda y crezca. Total, si tienes un número racional y razonable de documentos… ¿necesitas realmente una herramienta de gestion documental?