Lo que nunca debería faltar en un informe de seguimiento de proyecto

El que más y el que menos ha pasado y pasa por unas cuantas, muchas, reuniones de seguimiento de proyecto. Salvo en proyectos pequeños, las reuniones de seguimiento son un clásico, un arte.
Como toda reunión, la de seguimiento, si se prepara adecuadamente puede ser altamente efectiva o, como muchas de las reuniones, puede ser una perdida de tiempo.
Durante mi vida profesional he asistido a reuniones de seguimiento de todo tipo, las eficientes, las inútiles, las engañosas (aquellas que se sale con la falsa sensación de que el proyecto va bien), las pierde tiempo, las altamente tensas, las de vamos a cargarle el muerto a alguien que no se lo espera, etc.
Añadido a las que me ha tocado participar, en estos últimos 5 años además me ha tocado revisar el estado de los proyectos de bastantes empresas y cómo hacen sus reuniones de seguimiento.
De todos los atinos y desatinos experimentados, vistos, sufridos y observados, he querido extraer lo que más suele faltar y que, al menos, debería estar en una reunión de seguimiento y que, sin embargo, falta en la mayoría de ellas:

1 – Riesgos y su estado.

Pero un buen estado de los riesgos, uno elaborado por alguien que se ha devanado los sesos pensando en aquello que entre mañana y hasta dentro de 12 meses nos puede tumbar el proyecto.
Y no quiero unos riesgos ahí genéricos, obsoletos, y puestos por cumplir, me refiero a unos riesgos de verdad, con su probabilidad de ocurrir y con cómo evitar que se produzcan.

2 – Avance del proyecto.

Esto puede parecer una obviedad, pero es que falla en la mayoría de los proyectos: el avance del proyecto con un mínimo grado de realismo, lo cual excluye, de manera no limitada, el uso de porcentajes a ojo en diagramas de Gantt (recuerda aquello de Diagramas Gantt cómo arma de destrucción masiva de proyectos), por favor, no los uses que es peor.
Hasta ahora la manera más fiable que ha descubierto la humanidad de calcular el avance del proyecto es por funcionalidad terminada (programada, probada y lista para pasar a producción).

3 – Estado de la calidad del software.

Rara vez está en un informe de seguimiento de proyecto. ¿Cómo está en calidad el desarrollo que se está llevando acabo? Un informe cuantitativo y extraído desde los fuentes, lo demás olvídalo (la verdadera calidad software la tienes que ver en los fuentes, en el código. No te fíes de nada más).
Bueno, y doy por hecho, y esto es mucho decir, que quien lleva el seguimiento del proyecto… accede frecuente a los fuentes, sabe dónde están y los ve con frecuencia (cosa que en ocasiones no ocurre), no sólo los ve al final de proyecto. Selecciona un conjunto pequeño par de métricas claves, y pon una gráfica simple con su evolución en el tiempo.

4 – Una demo de la funcionalidad real implementada.

Nada de powerpoints, no, demos reales en preproducción (o producción si aplica) en cada reunión de seguimiento de proyectos, cada viernes.
No me alargo más con otros tantos, pero si durante no más de una hora, cada viernes, revisas los anteriores, te aseguro que pocos sustos te vas a llevar, y pocas cosas no van a estar bajo tu control.