Cómo Construyo Sistemas (para que Mi Equipo Funcione Sin Mí)

Frenas a todo el mundo porque todas las personas dependen de ti.

Si te vas una semana, tu equipo/negocio se derrumba.

Cada tarea necesita tu aprobación.

Mmmmm… ¿Sabes lo que te voy a decir, no? ¿VIEJUNO? no, no…

…Manager embudo.

La Solución

La palabra mágica: Sistemas.

Te lo he dicho mil veces: los objetivos son de perdedores, los ganadores tienen sistemas.

Y tú NO conoces los sistemas de los ganadores, ni de tu competencia… ni los vas a ver jamás.

Ejemplo fácil: ¿Por qué tu competidor publica 10 cosas a la semana en RR.SS. y tú no llegas ni a 1 al mes? Él tiene un SISTEMA.

¿Sistemas?

Procesos repetibles que producen resultados consistentes sin empezar desde 0.

Ejemplo: mi sistema para YouTube tiene procesos (ideas, guion, edición), resultados (vídeos profesionales) y objetivo (difundir conocimiento, formar).

Y no sólo eso, es que gracias a SISTEMAS…

• Nosotros lideramos nuestro sector desde hace años (cuando hoy hay tantos que han desaparecido).
• Fuimos los primeros en decir que la IA es imprescindible en nuestra profesión (cuando algunos decían que NO, que era moda).
• Siempre llevamos un año de adelanto al resto de nuestro sector.
• …

En el siguiente texto que se lee en 3 min. te voy a contar algo que llevo depurando mas de 15 años: cómo creo sistemas y cómo los vas a crear tú.

Paso 1: Volcado Cerebral

Escribe todo lo que haces diariamente, semanalmente, mensualmente.

Usa una tabla para escribir esas Tareas, en Notion, Excel o Google Sheets.

Paso 2: ELIMINAR

Ahora Elimina toda Tarea que no vale para nada.

Para ello vas a usar la siguiente fórmula:

• Frecuencia (5 puntos si es diario, 4 semanal, 3 mensual…).
• Desmotivación (5 si te quema, 1 si te encanta).
• Impacto (5 si es vital para tus objetivos, 1 si es secundario).
• Simplicidad (5 si es muy fácil delegar, 1 si es compleja).

Suma las cuatro variables y saca la media.

Revisa tus puntuaciones y borra Tareas DESPERDICIO, que ahora se verán claramente.

Paso 3: PROCESOS

De lo que ha quedado…

Cuenta cómo se hacen esas Tareas, en algún soporte, cuenta los pasos para hacerlas.

NO hagas documentación VIEJUNA, cuenta solo lo esencial.

Evita el Texto al máximo, usa vídeos, audio, listas de verificación o pantallazos.

Paso 4: AGILIZA

La Agilidad (eso que los LEEENTOS dicen que está muerto) es de ganadores hoy más que nunca.

(Ojo, la Agilidad de verdad, no las Oscuras Certificaciones, el PSM 543, el SAFe, etc).

Ahora, Agiliza las Tareas…

¿Cómo puedes hacerlas más rápido? ¿Qué sobra de las mismas? ¿Filtros? ¿Excesos de Chequeos? ¿Demasiada Gente a Reportar? Etc.

Paso 5: AUTOMATIZA

Si lo puede hacer una herramienta… si se puede convertir en Prompt… NO debe hacerlo un humano.

La IA hace, el Humano supervisa (que alguno lo hace al revés).

Hacer a mano algo que se puede automatizar es LEEENTO.

Busca herramientas de IA que haga las tareas.

Paso 6: DELEGA

De lo que ha quedado, lo que NO ha podido ser Automatizado… anota:

• quién hace la Tarea AHORA
• quién debería HACERLA.

Seguramente tú, manager embudo, lo haces todo, PEROOO vas a apuntar no sólo quien lo hace… sino quien PUEDE/DEBE hacerlo.

Y si esa persona NO EXISTE apunta ahí… «hay que buscar a quién Delegar esta Tarea».

Paso 7: VERIFICA

El paso clave ¿Funcionan los Sistemas que has creado?

¿Manera de comprobarlo?

Fácil… Vete de vacaciones sin avisar, a andar, a entrenar, piérdete.

Si tu equipo funciona sin ti, lo lograste.

Si NO funciona, ajusta.

Recuerda:

Tu trabajo NO es apagar incendios, es prevenirlos.
Tu trabajo NO es hacer Tareas, es crear SISTEMAS

Que la IAgilidad te acompañe.

PD. Hablando de automatizar

¿Aún no tienes TU chatbot IA entrenado
con tus documentos, pdf, webs, etc.?

Sí, para que te ayude a ti con tus tareas, o a contestar a tu equipo, o a usuarios, clientes, dar imagen de Marca, etc.

¿Ah qué no lo tienes? Pero no un GPT, digo un ChatBot IA en «tus Dominios» no en los de OpenAI.

Bueno, pues HOY que es Black Friday yo aprovecharía esto de AQUÍ

GRACIAS Sistemas!

(Por si no nos conocemos.
Soy la persona que revolucionó cómo trabajan hoy los equipos en las empresas de negocios digitales de España y Latinoamérica.
Divulgando en Keynotes, en mi blog y en mi canal de YouTube, he creado un movimiento que ha modernizado la gestión y que ayudó a dejar atrás el lado oscuro de los modelos de gestión obsoletos, más propios de la era industrial.
He formado directamente a más de 100.000 profesionales y he trabajado con más de 600 equipos.
Tengo una estancia de investigación postdoctoral en EE. UU., becado por Carnegie Mellon, un doctorado cum laude y soy ingeniero).