Oblígate a Organizar tu Tiempo: Las 7 reglas que uso para no perder el tiempo.

Hoy te escribo desde una cabaña en la montaña donde estoy disfrutando de unos días de descanso y desconexión con mi familia.

Jueves Santo.

Naturaleza. Silencio. Perspectiva.

Y desde ese silencio me ha llegado algo que NO podía NO compartir contigo.

Quiero dejarte una reflexión profunda de las que tocan por dentro…

Pregunta incómoda…

¿Cuántas horas llevas esta semana
echando sin saber muy bien para qué?

Yo estuve años así.

Jornadas interminables, agotamiento físico, mental y emocional acumulado.

Hasta que me obligué a parar y cambiar el sistema.

Y hoy te comparto las 7 reglas concretas que uso para organizar mi tiempo, divididas en tres bloques.

Bloque 1: Las reuniones son el Lado Oscuro

Hay estudios que dicen que la productividad puede aumentar un 73% cuando se establecen solo 3 días libres de reuniones a la semana.

Tres días.

Eso te dice todo lo que necesitas saber.

Regla 1: Pon las reuniones en horas NO fértiles.

Tus horas fértiles, las de más energía y creatividad, son para trabajo profundo, NO para actualizaciones de estado.

Regla 2: Acaba con la generación espontánea de reuniones.

El calendario abierto para que cualquiera te meta una reunión en el primer hueco que vea es una práctica que destruye el foco.

Bloquea franjas.

Fija días.

Controla tu tiempo o lo controlarán otros.

Regla 3: Todas las reuniones, SIEMPRE, con time box y el mínimo número de personas posible.

Sin tiempo máximo fijado, la reunión dura lo que dure.

Y más personas NO significa más productividad.

Significa más ruido.

Bloque 2: Las tareas tienen un filtro

Gestionar tareas es donde la mayoría se atasca y donde más metodología Viejuna existe.

Listas interminables, sistemas de categorización imposibles, urgencias disfrazadas de importancia.

Regla 4: Toda tarea pasa por el ciclo ED2A.

Primero, intenta eliminarla.

Si NO puedes, agilízala.

Si NO puedes, automatízala con IA.

Si NO puedes, delégala.

Y solo si NO puedes nada de lo anterior, la haces tú.

Regla 5: Marca las tareas importantes con una F.

En Notion usamos un emoji con F para identificar las tareas que van a tener impacto real en el futuro.

Si abres tu lista y NO hay ninguna F, hay un problema.

Estás atrapado en el día a día y nadie está trabajando en lo que de verdad importa.

Regla 6: A tus tareas F más importantes, ponles un OKR.

Una métrica de futuro.

Algo que puedas medir y que te diga si esa tarea tuvo impacto real o simplemente se completó.

Bloque 3: Planifica tu día

La fatiga por decisión es real.

Cada mañana que empiezas sin saber qué hacer primero, gastas energía que deberías dedicar al trabajo.

Regla 7: Planifica el día la tarde o noche anterior.

Crea bloques de tiempo fijos.

Usa plantillas para lo repetitivo.

Trabaja dentro de esos bloques con la técnica Pomodoro: 25 minutos de foco, 5 de descanso.

Y establece tus NO negociables diarios, esos bloques que siempre se respetan, pase lo que pase.

No improvises tu día.

Diséñalo.

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(Por si no nos conocemos.
Soy la persona que revolucionó cómo trabajan hoy los equipos en las empresas de negocios digitales de España y Latinoamérica.
Divulgando en Keynotes, en mi blog y en mi canal de YouTube, he creado un movimiento que ha modernizado la gestión y que ayudó a dejar atrás el lado oscuro de los modelos de gestión obsoletos, más propios de la era industrial.
He formado directamente a más de 100.000 profesionales y he trabajado con más de 600 equipos.
Tengo una estancia de investigación postdoctoral en EE. UU., becado por Carnegie Mellon, un doctorado cum laude y soy ingeniero).